Verhalten von Teilnehmern an virtuellen B2B-Veranstaltungen

Seit dem Ausbruch der Covid-Pandemie im Jahr 2020 ist die Welt gezwungen, sich neu zu erfinden, sich an die neue Realität anzupassen und sich weiterzuentwickeln. Die Digitalisierung oder Virtualisierung ist der Kern dieses Wandels, denn es war nicht mehr möglich, zu reisen und sich zu treffen wie früher. Viele Bereiche waren und sind davon betroffen, insbesondere die Veranstaltungen, von denen die meisten ganz oder teilweise und mit mehr oder weniger Erfolg ins Internet verlagert wurden. Das reicht von einfachen Webinaren bis hin zu virtuellen Ausstellungen. Die fortschrittlichsten bieten 2D- und 3D-Navigation, fortschrittliche Netzwerkfunktionen, live oder vorab aufgezeichnete mehrsprachige Konferenzen usw. [1]. Bei diesen Online-Veranstaltungen haben Experten deutliche Unterschiede im Verhalten der Teilnehmer, sowohl der Besucher als auch der Aussteller, beobachtet, wenn diese Veranstaltungen von einer traditionellen Messehalle zu ihrem Online-Pendant übergehen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese Erkenntnisse, ihre Analyse sowie Lösungen vor, mit denen Sie sich an diese neue Realität anpassen und sie nutzen können, um Online-Veranstaltungen erfolgreicher zu machen.

Feststellungen

Die Organisatoren sind sich über die folgenden Phänomene einig:

1) Sehr oft ist die Zahl der Teilnehmer bei Online-Veranstaltungen weitaus geringer als die der registrierten Teilnehmer, trotz der Erinnerungsmails vor den Veranstaltungen, und nach dem ersten Tag gibt es eine Erosion an den folgenden Tagen.

2) Hinzu kommt, dass Besucher (eigentlich E-Visitoren), wenn sie teilnehmen, in der Regel nur kurz bei den Online-Veranstaltungen bleiben.

Bei näherer Betrachtung sind diese Phänomene tatsächlich auf den grundlegenden Unterschied zwischen der Online-Version und der traditionellen Offline-Version zurückzuführen, denn:

1) die Teilnehmer, sowohl die e-Besucher als auch die e-Aussteller, befinden sich nicht am selben Ort

2) Ihre Zeit ist fragmentiert.

Und warum?

1) E-Visitor: Er sitzt vor seinem Bildschirm (Computer, E-Pad oder Smartphone), zu Hause oder manchmal auch im Büro. Da er nicht physisch am Veranstaltungsort anwesend ist, muss er sich nicht um den Return on Investment der physischen Reisen kümmern, die er früher unternommen hat, und ist daher nicht gezwungen, 100% seiner Zeit für den Besuch von Ständen und Konferenzen aufzuwenden.

Außerdem erhält er bei der Arbeit im Büro oder zu Hause oft andere Anfragen, denen er sofort nachkommen muss oder will (Anrufe von Kunden, dringende E-Mails von Kollegen, weinende Kinder, interessante Fernsehsendungen usw.), so dass er die Veranstaltung oder Online-Konferenz, die er verfolgt hat, vorübergehend verlässt. Je nach Situation wird er darauf zurückkommen (oder auch nicht).

Diese Zersplitterung seiner Zeit und damit seiner Aktivitäten wirkt sich stark auf das Aktivitätsniveau von virtuellen Veranstaltungen aus.

2) E-Aussteller: Wie der E-Visitor sitzt er vor seinem Bildschirm und muss nicht wie bei einer traditionellen Veranstaltung physisch an seinem Stand anwesend sein.

Wie der E-Visitor erhält auch er viele Anfragen von außen und neigt dazu, spontan zu reagieren, während er auf die Benachrichtigung über den E-Visit seines Standes wartet, für den er mit dem E-Visitor in Kontakt treten muss, wenn dieser mit einem Vertreter des Online-Standes kommunizieren möchte. Danach kehrt er zu dem zurück, was er vor der Unterbrechung und vor der nächsten Besuchsbenachrichtigung getan hat. Dieser Mangel an Konzentration mindert auch die Effektivität von Online-Veranstaltungen.

Welche Alternativen gibt es, um diese Auswirkungen zu verringern?

Die Antwort auf diese Frage ist umso interessanter, als die Varianten des Covid ständig auf uns einwirken und die Digitalisierung in verschiedenen Bereichen beschleunigen. Infolgedessen sind Online-Events zu einer gängigen und immer wichtigeren Lösung geworden. [2]

Für uns müssen Verbesserungen von beiden Seiten kommen, von der Veranstaltungsplattform und von den Teilnehmern.

Erstens glauben wir, dass auf der Seite der Veranstalter eine Anpassung des Veranstaltungsformats wünschenswert ist, um das Phänomen der Erosion der Teilnehmerzahl im Laufe der Zeit zu vermeiden. Es besteht eigentlich keine Notwendigkeit, das traditionelle Veranstaltungsformat beizubehalten, das 2-4 Tage dauert und bei dem die Konferenzen 1-2 Stunden dauern.

Bei der Online-Version wird eine kürzere Dauer mit prägnanteren Konferenzen von 10-15 Minuten mit Take-aways, die als Wiederholungen verfügbar sind, dem Phänomen der zeitlichen Fragmentierung der E-Besucher gerecht werden.

Bieten Sie außerdem mehr Möglichkeiten zum Networking an, mit Speed-Dating und Matchmaking-Sitzungen [2], um den E-Besuchern Stände zu empfehlen, die ihren Bedürfnissen und Interessen entsprechen. Dies wird die Verweildauer der E-Besucher erhöhen, sowohl für den Besuch von Ständen als auch für die Teilnahme an Konferenzen, was zu verstärkten Aktivitäten der E-Aussteller und zu mehr Interaktionen mit den Referenten führt und so ihren ROI, sowohl finanziell als auch zeitlich, verbessert.

Schließlich muss die Auswahl der Themen der Veranstaltungen den Bedürfnissen und Herausforderungen unserer sich schnell verändernden Gesellschaft entsprechen, mit der beschleunigten Digitalisierung in verschiedenen Bereichen, die deren intelligentes Management ermöglicht. Mehr Teilnehmer werden zweifellos das Interesse der E-Aussteller und Fachredner wecken, die dort ein gezieltes, interessiertes und daher wertvolles Publikum finden.

Wir empfehlen den E-Ausstellern auch, sich um E-Besucher zu bemühen, mit Spielen, Demos und Animationen an ihrem E-Stand, im Chat proaktiv zu sein usw. Kurz gesagt, gehen Sie auf die E-Besucher zu und warten Sie nicht passiv hinter ihrem Bildschirm. Im Grunde ist es dasselbe wie bei einer klassischen Veranstaltung, und die Virtualisierung sollte diese guten Gewohnheiten nicht ändern!

In diesem Artikel haben wir unsere Gedanken und Erfahrungen aus Dutzenden von virtuellen Veranstaltungen, die auf der Must Expo-Plattform(https://must.link/) organisiert wurden, sowie die unserer Kollegen seit 2020 geteilt. Wir haben die interessanten Verhaltensweisen der Teilnehmer analysiert und daraufhin unsere Veranstaltungen im Jahr 2022 neu gestaltet, gezielter und optimierter, mit einer täglich wachsenden Community, um Wissen zu teilen und sich mit Gleichgesinnten innerhalb ihres Ökosystems zu vernetzen, und genau das ist das Ziel von Must !

[1] Dies ist der Fall von Must, dem jungen französischen Start-up-Unternehmen, das Mitglied von French Tech Paris-Saclay ist und dank seiner künstlichen Intelligenz die Möglichkeit bietet, E-Besucher und/oder E-Aussteller miteinander zu verbinden, um die Effizienz der Vernetzung und das Benutzererlebnis zu verbessern. Must startete seine erste virtuelle Ausstellung im Juli 2020

[2] “ Virtuelle Veranstaltungen, warum der Hybrid die Lösung der Zukunft ist „, veröffentlicht vom Team von Must Experts im März 2021