Comportement des participants aux événements virtuels B2B

Comportement des participants aux événements virtuels B2B

Depuis le début de la pandémie de Covid en 2020, le monde a été contraint de se réinventer et de s’adapter à la nouvelle réalité pour continuer à avancer. La numérisation ou la virtualisation est au cœur de ce changement, car il n’était plus possible de voyager et de se rencontrer comme avant. De nombreux domaines ont été et sont touchés, en particulier les événements, où la plupart d’entre eux ont migré en ligne, totalement ou partiellement, et avec plus ou moins de succès. Cela va du simple webinaire aux expositions virtuelles, les plus avancées offrant une navigation en 2D et 3D, des fonctions avancées de mise en réseau, des conférences multilingues en direct ou préenregistrées, etc. [1]. À partir de ces événements en ligne, les experts ont observé de nettes différences dans les comportements des participants, tant des visiteurs que des exposants, lorsque ces événements migrent d’un hall d’exposition traditionnel vers leur équivalent en ligne.

Dans cet article, nous vous ferons part de ces constats, de leur analyse, ainsi que des solutions pour s’adapter à cette nouvelle réalité et en tirer parti afin de rendre les événements en ligne plus performants.

Constatations

Les organisateurs sont unanimes sur les phénomènes suivants :

1) Très souvent, le nombre de participants présents aux événements en ligne est largement inférieur à ceux inscrits, malgré les rappels par email avant les événements, et après le premier jour, on constate une érosion sur les suivants.

2) De plus, lorsque des visiteurs (en fait des e-visiteurs) participent, ils ont tendance à ne rester que peu de temps aux événements en ligne.

En y regardant de plus près, ces phénomènes proviennent en fait de la différence fondamentale entre la version en ligne et la version traditionnelle hors ligne, puisque :

1) les participants, à la fois l’e-visiteur et l’e-exposant, ne se trouvent pas physiquement au même endroit

2) leur temps est fragmenté.

Pourquoi ?

1) E-visiteur : il est devant son écran (ordinateur, e-pad ou smartphone), à la maison ou parfois au bureau. Comme il n’est pas physiquement présent sur le lieu de l’événement, il n’a pas besoin de se soucier du retour sur investissement des déplacements physiques qu’il faisait auparavant, donc pas obligé de consacrer 100% de son temps à la visite des stands et des conférences.

De plus, en travaillant au bureau ou à la maison, il reçoit souvent d’autres sollicitations auxquelles il doit ou veut répondre immédiatement (appels de clients, e-mails urgents de collègues, enfants qui pleurent, programmes télévisés intéressants, etc.), laissant provisoirement l’événement ou la conférence en ligne qu’il suivait. Il y reviendra (ou non) en fonction de la situation.

Cette fragmentation de son temps, et donc de ses activités, a un impact important sur le niveau d’activité des événements virtuels.

2) E-exposant : comme l’e-visiteur, il est devant son écran, et n’est pas obligé d’être physiquement présent sur son stand comme dans un événement traditionnel.

Comme l’e-visiteur, il reçoit également beaucoup de sollicitations extérieures et a tendance à répondre spontanément, en attendant la notification de l’e-visite de son stand, pour laquelle il doit entrer en communication avec l’e-visiteur si celui-ci souhaite communiquer avec un représentant du stand en ligne. Après cela, il retournera à ce qu’il faisait avant l’interruption, et avant la notification de la prochaine visite. Ce manque de concentration réduit également l’efficacité des événements en ligne.

Quelles sont les alternatives pour réduire ces impacts ?

La réponse à cette question est d’autant plus intéressante que des variantes du Covid nous impactent continuellement, accélérant la digitalisation dans différents domaines. Par conséquent, les événements en ligne sont devenus une solution courante et de plus en plus importante. [2]

Pour nous, les améliorations devront venir des deux côtés, de la plateforme d’événements et des participants.

Tout d’abord, nous pensons que du côté des organisateurs, une adaptation du format des événements est souhaitable afin d’éviter ce phénomène d’érosion du nombre de participants au fil du temps. En fait, il n’est pas nécessaire de conserver le format traditionnel des événements, qui durent 2-4 jours et avec de longues conférences d’une durée de 1-2 heures.

Pour la version en ligne, une durée plus courte, avec des conférences plus concises de 10-15 minutes avec des take-aways, et disponibles en replay, répondra bien à ce phénomène de fragmentation du temps des e-visiteurs.

Ensuite, offrir plus de possibilités de réseautage, avec des sessions de speed dating et de matchmaking [2], pour recommander aux e-visiteurs des stands qui correspondent à leurs besoins et intérêts. Cela aura tendance à augmenter le temps de visite des e-visiteurs, tant pour la visite des stands que pour la participation aux conférences, entraînant une augmentation des activités des e-exposants et des interactions avec les conférenciers, améliorant ainsi leur ROI, financier et en temps.

Enfin, le choix des thèmes des événements devra correspondre aux besoins et aux défis de notre société en pleine mutation, avec la numérisation accélérée dans différents domaines, permettant leur gestion intelligente.Plus de participants susciteront sans doute l’intérêt des e-exposants et des conférenciers experts qui y trouveront un public ciblé, intéressé, et donc précieux.

Nous recommandons également aux e-exposants de faire des efforts en direction des e-visiteurs, avec des jeux, des démos, des animations sur leur e-booth, d’être proactifs sur le chat, etc. En bref, allez chercher les e-visiteurs et n’attendez pas passivement derrière leur écran. En fait, c’est la même chose que dans un événement classique, et la virtualisation ne devrait pas changer ces bonnes habitudes !

Dans cet article, nous avons partagé nos réflexions et expériences issues de dizaines d’événements virtuels organisés sur la plateforme Must Expo(https://must.link/) et celles de nos collègues depuis 2020. Nous avons analysé les comportements intéressants des participants, et à partir de là, nous avons repensé nos événements en 2022, plus ciblés et optimisés, avec une communauté qui grandit chaque jour, pour partager des connaissances et réseauter avec des pairs au sein de leur écosystème, et c’est précisément l’objectif de Must !

[1] C’est le cas de Must, la jeune start-up française membre de la French Tech Paris-Saclay, qui propose, grâce à son moteur d’Intelligence Artificielle, des fonctionnalités permettant de mettre en relation des e-visiteurs et/ou des e-exposants, pour une meilleure efficacité de mise en relation et une meilleure expérience utilisateur. Must a lancé son premier salon virtuel en juillet 2020

[2] » Evénements virtuels, pourquoi l’hybride est la solution du futur » publié par l’équipe de Must Experts en mars 2021